Helfer*innen einteilen und austragen

Jemanden einteilen

Im OK-Bereich unter Schichten hat jede Arbeit den Knopf Einteilen. Im Anlass selbst öffnest du die Schicht und tippst auf Person einteilen.

1. Hat die Schicht mehrere Arbeiten, wähl oben die Arbeit (mit Belegung). Vorgewählt ist die Arbeit, bei der du auf Einteilen getippt hast, sonst die erste mit freien Plätzen.
2. Wähle Person mit Konto und such die Person in der Liste (siehe unten).
3. Oder wähle Gast / freier Name und gib Name oder Cevi-Name ein, optional E-Mail und Telefon. Das ist für Leute ohne Konto, etwa die Nachbarin, die am Telefon zugesagt hat.
4. Tippe auf Einteilen.

Die Personenliste

Die Liste zeigt die Personen unter Helfende. Bei jeder Person siehst du Abteilung, Stufen, das Alter am Schichtbeginn und rechts, wie viele Schichten sie an diesem Anlass schon hat. Gibt es ein Soll, steht dort zum Beispiel «1/2» (grün = erfüllt).

• Suchen nach Name, Cevi-Name oder Stufe.
• Sortieren: Vorgabe ist «Wenigste Schichten zuerst». So verteilst du die Arbeit gleichmässig. Auch möglich: meiste Schichten, Name, Alter.
• Abteilung (bei Anlässen mit mehreren Abteilungen) und Stufen filtern. Mehrere Stufen lassen sich zusammen wählen.
• Nur ab … Jahren: Hat die Schicht oder die Arbeit ein Mindestalter für alle, sind zu junge Personen ausgeblendet. Ausschalten zeigt sie mit «zu jung», wählen lassen sie sich trotzdem nicht. Personen ohne Geburtsdatum stehen mit «Alter unbekannt» in der Liste.
• Abgemeldete anzeigen: Wer vom Anlass abgemeldet ist, fehlt standardmässig.
• Eigene Abteilung ohne Zugang anzeigen: Personen eurer Abteilung, die die Zugangsregeln des Anlasses nicht erfüllen. Personen anderer Abteilungen erscheinen nur, wenn sie Zugang haben.

Hinweise in der Liste: «schon in dieser Schicht» (nicht wählbar) und «gleichzeitig: …», wenn die Person zur selben Zeit schon eingeteilt ist.

Hat eine Arbeit ein Mindestalter «mind. 1 in der Schicht», zeigt das Fenster einen Hinweis. Für Personen mit Konto prüft der Schichtplan das Alter wie beim Selbsteintragen. Bei Gästen kennt er kein Alter, da bist du verantwortlich.

Einteilen geht immer

Als OK teilst du auch ein, wenn das Eintragen geschlossen ist oder die Person die Zugangsregeln nicht erfüllt. Pflichtangaben und Fragen werden dabei nicht abgefragt.

Austragen

• Aus einer Schicht: das kleine Kreuz beim Namen, unter Schichten, unter Helfende oder im Schicht-Fenster.
• Aus dem ganzen Anlass: unter Helfende die Person antippen, dann Aus allen Schichten austragen.

Die Person bekommt keine automatische Nachricht. Sag ihr Bescheid, zum Beispiel unter Nachrichten.

Ersatz suchen für jemanden

Ruft jemand an und kann nicht, musst du die Person nicht gleich austragen. Öffne die Schicht im Anlass und tippe beim Namen auf das Pfeil-Symbol (Ersatz suchen). Die Person bleibt eingetragen, bis jemand die Schicht übernimmt. Mit demselben Symbol beendest du die Suche wieder.

Wer gerade Ersatz sucht, siehst du in der Übersicht des OK-Bereichs. Wer übernommen hat, steht im Protokoll als «Übernommen». Wie es für Helfende aussieht: Ersatz suchen.

Alle Personen auf einen Blick

Unter Helfende steht jede Person einmal. Ein Tipp auf die Person zeigt alle ihre Schichten, bei Gästen auch E-Mail und Telefon. Siehe Helfende und Soll.

«Abmelden» ist etwas anderes als Austragen

Unter Helfende bedeutet Kann nicht helfen (abmelden): Die Person muss an diesem Anlass keine Schichten übernehmen, zum Beispiel wegen Ferien. Dabei wird niemand ausgetragen.